case:

Ministerie van Buitenlandse Zaken

De bibliotheek van het Finse Ministerie van Buitenlandse Zaken bevindt zich in Katajanokka, Helsinki, vlak bij de zee. De speciale bibliotheek bezit een uitgebreide collectie met verschillend materiaal: in de bibliotheek vindt men een overvloed aan materiaal dat betrekking heeft op bijvoorbeeld buitenlandse, veiligheids- en ontwikkelingspolitiek, diplomatie, internationaal recht en mensenrechten, economie, globalisering en milieu. Sinds 2006 is de bibliotheek een klant van LM Ingressus Information Delivery.

In de bibliotheek, die zorgt voor de informatielevering van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, werken vier personen, wat betekent dat er veel aandacht wordt besteed aan het beheer van het materiaal. De klanten van de bibliotheek zijn hoofdzakelijk functionarissen van het ministerie en vakstudenten.

“Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is groot als organisatie: we dienen bijna tweeduizend klanten, wanneer we het personeel van de Finse vertegenwoordigingen meetellen. Ter ondersteuning van hun werk hebben functionarissen veel informatie nodig. Bladen van verschillende sectoren en ook andere publicaties zijn populaire bronnen van externe informatie”, zo beschrijft bibliothecaresse Jaana Puumalainen het dagelijkse leven van de speciale bibliotheek.

Bij LM Ingressus Information Delivery heeft de bibliotheek de bemiddelingsdienst voor publicaties en de internationale krantendienst Press Display aangeschaft, alsmede het portaal voor e-materialen 360 Core dat het gebruik en beheer van e-materialen vergemakkelijkt. Puumalainen is tevreden met het feit dat sinds het begin van de samenwerking alle zaken met dezelfde contactpersonen konden worden afgehandeld.

Demotest van LibNet 3.0

In december 2010 kwam er een vernieuwde versie op de markt van de door LM Ingressus Information Delivery ontwikkelde abonnementsbeheerdienst voor het beheer van elektronische en gedrukte publicaties, LibNet 2.1. Puumalainen testte de nieuwe versie LibNet 3.0 vóór de lancering van de dienst en is er tevreden over.

“Met LibNet kan men de informatie op één centrale plek houden. Op die manier kan het personeel van de bibliotheek publicatieregisters up-to-date houden. Ook de rapportering is gemakkelijk met het vernieuwde LibNet. We bedienen tientallen eenheden en vroeger moesten we de lijst van bladen voor elke eenheid met de hand samenstellen. Met de nieuwe eigenschappen van LibNet 3.0 kunnen we per eenheid rapporten afdrukken in PDF- of Excel-formaat.”

De verschijningsdatumdienst van LibNet, ontwikkeld om overbodige claims te vermijden, is volgens Puumalainen nodig. Zij is tussendoor zelf gaan kijken op de website van de uitgevers of een bepaalde publicatie reeds verschenen is of dat er reden is om een claim te maken. Claims betreffende publicaties worden bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken centraal vanuit de bibliotheek gedaan. Indien een publicatie niet is aangekomen, krijgt de bibliotheek daar een melding van.

”Claims worden bij ons tegenwoordig hoofdzakelijk via LibNet gedaan in plaats van per e-mail, omdat dan iedereen van het bibliotheekpersoneel de loop van het proces kan volgen op één centrale plek.”

Abonnementen werden voor de eerste keer via LibNet vernieuwd

De abonnementen op publicaties van de bibliotheek van het Ministerie van Buitenlandse Zaken werden in 2010 voor de eerste keer met LibNet vernieuwd. Er waren veel abonnementen te vernieuwen, maar na een korte oefening verliep het vernieuwen vlot. De samenwerking verloopt in elk geval op een actieve manier.

“We staan wekelijks in contact met LM Ingressus Information Delivery. We hebben hulp nodig bij de activering van elektronische publicaties, het abonnementsbeheer van de gedrukte publicaties en bij het nemen van nieuwe abonnementen.”

Eenvoudiger gebruik van elektronische materialen

LibNet 3.0 bevat nieuwe diensten om ook het beheer van e-materiaal te vereenvoudigen. Naast de inhoudsopgavedienst vindt men in LibNet de basisgegevens van de licentiegegevens van de e-materialen. Met de hulp van de functie LibLicence® vinden bibliotheken voor duizenden e-publicaties de actuele licentiegegevens en gebruiksvoorwaarden van de uitgevers.

”LibLicence is voor ons een uiterst noodzakelijke functie. Ik ontvang uiteraard altijd zelf de overeenkomsten over de gebruiksvoorwaarden van de publicaties, maar wanneer iemand die informatie nodig heeft, zou het goed zijn die ergens eenvoudig en met enkele handelingen te kunnen ophalen.”

De voordelen die het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft behaald:

  • Van de diensten die LM Ingressus Information Delivery aanbiedt, wordt er gebruik gemaakt van: Bemiddelingsdiensten voor publicaties, de abonnementsbeheerdienst LibNet, PressDisplay, 360 Core en 360 Link
  • Voordelen: Met LibNet blijft informatie op één centrale plek beschikbaar voor het gehele personeel, het gebruik van elektronische materialen wordt vereenvoudigd en het vernieuwen van abonnementen verloopt snel.

Van de diensten die LM Ingressus Information Delivery aanbiedt, wordt er gebruik gemaakt van

Bemiddelingsdiensten voor publicaties, de abonnementsbeheerdienst LibNet, PressDisplay, 360 Core en 360 Link